Budgethouderschap
Vaststellen van activiteitencentra
Wie stelt in het kader van budgethouderschap de activiteitencentra vast?
Activiteitencentra kunnen gelijkgesteld worden met gemeentelijke diensten. Deze kunnen in het organogram opgenomen worden. Het organogram dient vastgesteld te worden door de gemeenteraad.
In de Omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 is (onder punt 5.3.3 Delegatiemogelijkheden) meer informatie te vinden:
Totdat de gemeenteraad het begrip dagelijks bestuur of de voorwaarden bepaald in artikel 159, §3 en §4, GD heeft vastgesteld, kan het college van burgemeester en schepenen de hem toegekende bevoegdheden niet overdragen. Eenmaal die voorwaarden zijn gecreëerd, heeft het college van burgemeester en schepenen volgende delegatiemogelijkheden.
Het college van burgemeester en schepenen heeft de mogelijkheid om zijn bevoegdheid inzake budgethouderschap voor aangelegenheden van dagelijks bestuur te delegeren aan de gemeentesecretaris.
De gemeentesecretaris kan zijn overgedragen bevoegdheid met betrekking tot bepaalde budgetten voor activiteitencentra (gemeentelijke diensten) verder delegeren aan andere (statutaire of contractuele) personeelsleden, rekening houdend met het organogram van de gemeentelijke diensten. Het is dus evident dat het budgethouderschap eerst wordt toebedeeld aan de belangrijkste diensthoofden. Zij kunnen het budgethouderschap niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. Bovendien zijn zij persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen toevertrouwde budgethouderschap (art. 159, §2, derde lid, GD).
Verder kan het college, onder de door de gemeenteraad vastgestelde voorwaarden en na advies van de gemeentesecretaris, het budgethouderschap met betrekking tot bepaalde budgetten voor activiteitencentra of projecten rechtstreeks delegeren aan personeelsleden van de gemeente. Dat kan ook voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te boven gaan.
Bij een project kunnen een of meer gemeentelijke diensten betrokken zijn. Kenmerkend aan projecten is dat ze geen vast deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie. Ze kunnen echter wel periodiek terugkeren.
Ook hier moet het college rekening houden met het organogram van de gemeentelijke diensten. De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheid niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. Bovendien zijn zij persoonlijk verantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen gedelegeerde budgethouderschap (art. 159, §3, eerste lid, GD).
De gemeentesecretaris zal zijn advies verlenen binnen dertig dagen na het verzoek van het college. Bij gebrek aan kennisgeving van het advies binnen de voormelde termijn kan aan de adviesvereiste worden voorbijgegaan door het college (art. 159, §3, tweede lid, GD).
Een dergelijke delegatie is legislatuurgebonden en vervalt in ieder geval zes maanden na de algehele vernieuwing van de gemeenteraad (art. 159, §3, derde lid, GD).
Modellen overheidsopdrachten
Zijn er modellen inzake overheidsopdrachten?
Bestelbons
Het visum van bestelbons door het college wordt opgeheven (art. 60 van het ARGC): Indien het college de hoofdbudgethouder is, wie maakt dan de bestelbons?
Zolang er geen delegatiebesluit is genomen, maakt het college van burgemeester en schepenen als hoofdbudgethouder zelf de bestelbons op.
De motivatie vindt u hieronder:
- Het huidige artikel 60 van het ARGC bepaalt:
“Wanneer de betalingen door een factuur kunnen gestaafd worden, plaatst de betrokken dienst elke bestelling door middel van een bestelbon.
De factuur, die de schuldeiser, in tweevoud aan het college van burgemeester en schepenen richt, dient vergezeld te zijn van de bestelbon.”
Voorheen luidde het eerste lid:
“Wanneer de betalingen door een factuur kunnen gestaafd worden, plaatst de betrokken dienst elke bestelling door middel van een bestelbon die voor de verzending door het college van burgemeester en schepenen geviseerd wordt.”
- De zinsnede “De bestelbons worden gemaakt door de betrokken dienst” is gebleven. Door de invoering van het nieuwe systeem van “budgethouderschap” ontstaat evenwel een gewijzigde situatie. In het Gemeentedecreet zijn daarover een aantal bepalingen opgenomen in de artikelen 158 en volgende.
- In de omzendbrief van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 - omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 wordt daarover het volgende bepaald:
A) (…)
“4.7.2 De uitgavenprocedure inzake overheidsopdrachten
De uitgavenprocedure wordt, ingevolge de nieuwe bevoegdheidsregeling in het gemeentedecreet, grondig gewijzigd.
Nieuw in de gemeentelijke organisatie is het concept van de budgethouder (zie verder onder punt 5. Budgethouderschap). De budgethouder heeft in de uitgavenprocedure tal van bevoegdheden. Zo is hij bevoegd voor het proces van de overheidsopdracht, de toewijzing, de betekening van de toewijzing, en de ontvangst, de registratie en de goedkeuring van de factuur (art. 160, §1, GD).
Hieronder staat een overzicht van de minimale stappen in de procedure in het kader van een overheidsopdracht. Het spreekt voor zich dat elk bestuur die stappen moet uitbreiden op basis van zijn eigen organisatiebehoeften.
|
fase
|
Bevoegdheid
|
commentaar
|
|
vaststelling van de wijze van gunnen en van de voorwaarden
|
Budgethouder
|
zie 5.4 Bevoegdheden van de budgethouder
|
|
voeren van de procedure
|
Budgethouder
|
zie 5.4 Bevoegdheden van de budgethouder
|
|
toewijzing
|
Budgethouder
|
zie 5.4 Bevoegdheden van de budgethouder
|
|
voorafgaand visum
|
financieel beheerder
|
zie 4.3.2 Wettelijkheidscontrole
|
|
betekening van de toewijzing
|
Budgethouder
|
art. 160 en 182 GD
|
|
registratie van de vastlegging van de uitgave
|
financieel beheerder
|
art. 93, 2°, GD
|
|
registratie van de inkomende factuur
|
Gemeentesecretaris
|
art. 89 GD
|
|
boeking van de inkomende factuur
|
college (financieel beheerder)
|
art. 63 ARGC en art. 93, 2° GD.
|
|
goedkeuring van de factuur
|
Budgethouder
|
zie 5.4 Bevoegdheden van de budgethouder
|
|
aanrekening van de factuur
|
financieel beheerder
|
art. 93, 2°, GD
|
|
wettelijkheidscontrole
|
Gemeentesecretaris
|
zie 4.3.2 Wettelijkheidscontrole
|
|
betaalopdracht
|
Gemeentesecretaris
|
zie 4.3.3 Financiële verrichtingen
|
|
boeking van de betaalopdracht en van de betaling
|
financieel beheerder
|
art. 93, 2° GD
|
Ik merk op dat in deze procedure de betaalbaarstelling van de uitgave en het betalingsbevel niet meer voorkomen. Die bepalingen van de Nieuwe Gemeentewet en van het Algemeen Reglement op de Gemeentelijke Comptabiliteit worden opgeheven.
Volgens artikel 160, §1, van het gemeentedecreet moet de budgethouder de te betalen bedragen goedkeuren. Niets belet de besturen echter om de huidige documenten voor de betaalbaarstelling verder te gebruiken. Die documenten moeten echter ondertekend worden door de bevoegde budgethouder en niet meer door het college. Als de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen budgethouder is, kan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen die bevoegdheid tot het goedkeuren van de uitgaven delegeren aan de gemeentesecretaris (art. 160, §4, GD). Voor bepaalde overheidsopdrachten heeft de decreetgever gewild dat de gemeenteraad de gunningswijze vaststelt (art. 43 GD) alvorens de budgethouder de procedure kan verder zetten.
Ook de bepalingen over de registratie van voorlopige vastleggingen werden opgeheven in het Algemeen Reglement op de Gemeentelijke Comptabiliteit. Niets belet de besturen echter om dat instrument verder te gebruiken.
Als bijlage bij deze omzendbrief vindt u de schematische voorstelling van die stappen in de uitgavenprocedure voor overheidsopdrachten .”
B) (…)
5.3.3 Delegatiemogelijkheden
Totdat de gemeenteraad het begrip dagelijks bestuur of de voorwaarden bepaald in artikel 159, §3 en §4, GD heeft vastgesteld, kan het college van burgemeester en schepenen de hem toegekende bevoegdheden niet overdragen. Eenmaal die voorwaarden zijn gecreëerd, heeft het college van burgemeester en schepenen volgende delegatiemogelijkheden.
(…)
* Verder kan het college, onder de door de gemeenteraad vastgestelde voorwaarden en na advies van de gemeentesecretaris, het budgethouderschap met betrekking tot bepaalde budgetten voor activiteitencentra of projecten rechtstreeks delegeren aan personeelsleden van de gemeente. Dat kan ook voor aangelegenheden die het dagelijks bestuur te boven gaan.
Bij een project kunnen een of meer gemeentelijke diensten betrokken zijn. Kenmerkend aan projecten is dat ze geen vast deel uitmaken van de gemeentelijke organisatie. Ze kunnen echter wel periodiek terugkeren.
Ook hier moet het college rekening houden met het organogram van de gemeentelijke diensten. De betrokken personeelsleden kunnen de aan hen toevertrouwde bevoegdheid niet weigeren als hun functiebeschrijving erin voorziet. Bovendien zijn zij persoonlijk erantwoordelijk voor de uitvoering van het aan hen gedelegeerde budgethouderschap (art. 159, §3, eerste lid, GD).
De gemeentesecretaris zal zijn advies verlenen binnen dertig dagen na het verzoek van het college. Bij gebrek aan kennisgeving van het advies binnen de voormelde termijn kan aan de adviesvereiste worden voorbijgegaan door het college (art. 159, §3, tweede lid, GD).
Een dergelijke delegatie is legislatuurgebonden en vervalt in ieder geval zes maanden na de algehele vernieuwing van de gemeenteraad (art. 159, §3, derde lid, GD). (…).
C) (…)
5.4 Bevoegdheden van de budgethouder
De decreetgever heeft ervoor gekozen om een aantal bevoegdheden uitdrukkelijk toe te vertrouwen aan de budgethouder.
Wat de uitgavencyclus betreft, is de budgethouder volgens artikel 160 van het gemeentedecreet bevoegd voor het aangaan van de verbintenissen, overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert daartoe de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdrachten toe. Het college treedt daarbij niet alleen op in zijn hoedanigheid van uitvoerend orgaan, maar vooral in zijn functie van hoofdbudgethouder.
De vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten komt evenwel toe aan de gemeenteraad. Dat is echter niet het geval voor opdrachten van dagelijks bestuur en voor opdrachten die nominatief in het vastgestelde budget zijn opgenomen en waarbij de gemeenteraad de wijze en voorwaarden niet zelf heeft vastgesteld. In die gevallen stelt het college de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast. Bij opdrachten van dagelijks bestuur beschikt het college evenwel nog over de mogelijkheid om de bovenvermelde bevoegdheid te delegeren aan de gemeentesecretaris, die ze op zijn beurt kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente als het college dat bepaald heeft (artikel 43, §2, 11°, artikel 57, §3, 5° en 6°, en artikel 58 van het gemeentedecreet).
De budgethouder keurt ook de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Dat houdt in dat de budgethouder bevoegd is voor het goedkeuren van de facturen, maar dat hij ook bevoegd kan zijn voor de uitgaven die niet voortvloeien uit een factuur zoals lonen. De uitbetaling van de lonen moet immers goedgekeurd worden door het orgaan dat of de persoon die het betrokken personeelslid heeft aangeworven, tenzij de wet het anders bepaald heeft (zie onder 5.3.2 Wettelijk voorbehouden budgethouderschap).
In afwijking van het bovenvermelde principe kan de gemeenteraad of het college als bevoegde budgethouder beslissen de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. Op die manier kan bijvoorbeeld worden vermeden dat de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen moet samenkomen om de betaling van de lonen goed te keuren. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet verder delegeren (art. 160, §4, GD). (…)
De conclusie is dat, zolang er geen delegatiebesluit is genomen, het college van burgemeester en schepenen als hoofdbudgethouder zelf de bestelbons opmaakt.
Delegatie
Is het mogelijk dagelijks bestuur in kader van art 159 te definiëren voor bepaalde budgetten en of bedragen maar uitzondering te maken voor het toewijzen van de opdracht in het kader van overheidsopdrachten? De toewijzing zou bij de hoofdbudgethouder CBS blijven. (artikel 159, 160 en 182)
Neen.
Wie budgethouder wordt, gaat de verbintenissen aan binnen het hem toevertrouwde budget.
In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt het volgende bepaald:
“(…) De decreetgever heeft ervoor gekozen om een aantal bevoegdheden uitdrukkelijk toe te vertrouwen aan de budgethouder.
Wat de uitgavencyclus betreft, is de budgethouder volgens artikel 160 van het gemeentedecreet bevoegd voor het aangaan van de verbintenissen, overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert daartoe de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdrachten toe . Het college treedt daarbij niet alleen op in zijn hoedanigheid van uitvoerend orgaan, maar vooral in zijn functie van hoofdbudgethouder.
De vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten komt evenwel toe aan de gemeenteraad. Dat is echter niet het geval voor opdrachten van dagelijks bestuur en voor opdrachten die nominatief in het vastgestelde budget zijn opgenomen en waarbij de gemeenteraad de wijze en voorwaarden niet zelf heeft vastgesteld. In die gevallen stelt het college de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast. Bij opdrachten van dagelijks bestuur beschikt het college evenwel nog over de mogelijkheid om de bovenvermelde bevoegdheid te delegeren aan de gemeentesecretaris, die ze op zijn beurt kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente als het college dat bepaald heeft (artikel 43, §2, 11°, artikel 57, §3, 5° en 6°, en artikel 58 van het gemeentedecreet).
De budgethouder keurt ook de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Dat houdt in dat de budgethouder bevoegd is voor het goedkeuren van de facturen, maar dat hij ook bevoegd kan zijn voor de uitgaven die niet voortvloeien uit een factuur zoals lonen. De uitbetaling van de lonen moet immers goedgekeurd worden door het orgaan dat of de persoon die het betrokken personeelslid heeft aangeworven, tenzij de wet het anders bepaald heeft (zie onder 5.3.2 Wettelijk voorbehouden budgethouderschap).
In afwijking van het bovenvermelde principe kan de gemeenteraad of het college als bevoegde budgethouder beslissen de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. Op die manier kan bijvoorbeeld worden vermeden dat de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen moet samenkomen om de betaling van de lonen goed te keuren. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet verder delegeren (art. 160, §4, GD).”
Gedeeltelijke budgethouderschap
Het college heeft het budgethouderschap voor alle zaken van dagelijks bestuur gedelegeerd naar de gemeentesecretaris Er is momenteel geen verdere delegatie. Is het mogelijk om enkel bepaalde aspecten van budgethouderschap verder te delegeren vb. enkel de facturatie van de opbrengsten toebedelen aan de diensthoofden? De aspecten van de uitgavencyclus zouden onder de gemeentesecretaris blijven ressorteren.
Neen, het is niet mogelijk om enkel bepaalde aspecten van budgethouderschap verder te delegeren (vb. enkel de facturatie van de opbrengsten toebedelen aan de
Diensthoofden) en de aspecten van de uitgavencyclus onder de gemeentesecretaris te houden.
In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt het volgende bepaald:
“(…) De decreetgever heeft ervoor gekozen om een aantal bevoegdheden uitdrukkelijk toe te vertrouwen aan de budgethouder.
Wat de uitgavencyclus betreft, is de budgethouder volgens artikel 160 van het gemeentedecreet bevoegd voor het aangaan van de verbintenissen, overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert daartoe de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdrachten toe . Het college treedt daarbij niet alleen op in zijn hoedanigheid van uitvoerend orgaan, maar vooral in zijn functie van hoofdbudgethouder.
De vaststelling van de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten komt evenwel toe aan de gemeenteraad. Dat is echter niet het geval voor opdrachten van dagelijks bestuur en voor opdrachten die nominatief in het vastgestelde budget zijn opgenomen en waarbij de gemeenteraad de wijze en voorwaarden niet zelf heeft vastgesteld. In die gevallen stelt het college de wijze van gunning en de voorwaarden van overheidsopdrachten vast. Bij opdrachten van dagelijks bestuur beschikt het college evenwel nog over de mogelijkheid om de bovenvermelde bevoegdheid te delegeren aan de gemeentesecretaris, die ze op zijn beurt kan toevertrouwen aan andere personeelsleden van de gemeente als het college dat bepaald heeft (artikel 43, §2, 11°, artikel 57, §3, 5° en 6°, en artikel 58 van het gemeentedecreet).
De budgethouder keurt ook de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Dat houdt in dat de budgethouder bevoegd is voor het goedkeuren van de facturen, maar dat hij ook bevoegd kan zijn voor de uitgaven die niet voortvloeien uit een factuur zoals lonen. De uitbetaling van de lonen moet immers goedgekeurd worden door het orgaan dat of de persoon die het betrokken personeelslid heeft aangeworven, tenzij de wet het anders bepaald heeft (zie onder 5.3.2 Wettelijk voorbehouden budgethouderschap).
In afwijking van het bovenvermelde principe kan de gemeenteraad of het college als bevoegde budgethouder beslissen de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. Op die manier kan bijvoorbeeld worden vermeden dat de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen moet samenkomen om de betaling van de lonen goed te keuren. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet verder delegeren (art. 160, §4, GD).
Wat de ontvangstencyclus betreft, is de budgethouder verantwoordelijk voor de facturatie van de opbrengsten van het aan hem toevertrouwde budget (art. 160, §3, GD). Aangezien artikel 158 van het gemeentedecreet stelt dat budgethouderschap het beheer van een budget inhoudt, is het wenselijk dat de budgethouder verantwoordelijk wordt gesteld voor de vaststelling van alle invorderingsrechten die verband houden met het hem toegewezen budget.”
Goedkeuring betaling
Vraag
Artikel 160 § 4 laat toe dat het College zijn bevoegdheid delegeert naar de secretaris. Hetzelfde artikel laat toe dat de GR zijn zgn "wettelijk voorbehouden bevoegdheid" delegeert naar de Secretaris. De vraag is of de GR zijn bevoegdheid niet kan delegeren naar het CBS als hoofdbudgethouder? Dan kunnen we beide bevoegheden voor de "vast te stellen bedragen" behouden bij het College.
Antwoord
- Artikel 160,§4 van het Gemeentedecreet bepaalt:
“(…) §4. De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen kunnen als bevoegde budgethouder beslissen, onder de door hen bepaalde voorwaarden, de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet delegeren .”
- In de memorie van toelichting staat bij artikel 160 van het Gemeentedecreet het volgende:
“(…) In afwijking van het principe dat de budgethouder de inkomende facturen goedkeurt voor de verbintenissen die hij heeft aangegaan kan een orgaan (gemeenteraad, college van burgemeester en schepenen) beslissen die goedkeuring onder zijn verantwoordelijkheid toe te vertrouwen aan de secretaris. Deze mogelijkheid om van de algemene regel af te wijken is ingegeven door de evaluatie
van de NOB waarin bijvoorbeeld vastgesteld werd dat de raad in principe zou moeten samenkomen alvorens de lonen correct kunnen worden betaald. Aangezien het een afwijking op het algemeen principe betreft wordt duidelijk aangegeven in de tekst dat dit dan een delegatie is aan de secretaris die hij of zij niet verder kan delegeren.
(…).”
- In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt het volgende bepaald:
“(…) De decreetgever heeft ervoor gekozen om een aantal bevoegdheden uitdrukkelijk toe te vertrouwen aan de budgethouder.
(…) De budgethouder keurt ook de te betalen bedragen goed overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Dat houdt in dat de budgethouder bevoegd is voor het goedkeuren van de facturen, maar dat hij ook bevoegd kan zijn voor de uitgaven die niet voortvloeien uit een factuur zoals lonen. De uitbetaling van de lonen moet immers goedgekeurd worden door het orgaan dat of de persoon die het betrokken personeelslid heeft aangeworven, tenzij de wet het anders bepaald heeft (zie onder 5.3.2 Wettelijk voorbehouden budgethouderschap).
In afwijking van het bovenvermelde principe kan de gemeenteraad of het college als bevoegde budgethouder beslissen de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. Op die manier kan bijvoorbeeld worden vermeden dat de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen moet samenkomen om de betaling van de lonen goed te keuren. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet verder delegeren (art. 160, §4, GD).”
De conclusie is dat – op basis van artikel 160, §4 van het Gemeentedecreet – met betrekking tot de goedkeuring van de te betalen bedragen alleen een delegatie is voorzien naar de secretaris toe en niet naar het college van burgemeester en schepenen.
Taken financieel beheerder
Ontvangers of Financieel Beheerder
Zijn alle ontvangers nu financieel beheerders?
De functiebenaming ontvanger blijft voorlopig behouden. Hij/Zij zal wel vanaf 01/01/2007 de rol dienen op te nemen die in het Gemeentedecreet aan de Financieel Beheerder is toegewezen met alle daaraan verbonden bevoegdheden.
U kan hierover ook punt 3.2 van de Omzendbrief ABB 2006/19 van 1 december 2006 raadplegen.
Artikel 76, §1, eerste lid, van het gemeentedecreet bepaalt dat er in elke gemeente een gemeentesecretaris en een financieel beheerder zijn. Die bepaling kan nog niet in werking worden gesteld, zodat het overeenstemmende artikel van de Nieuwe Gemeentewet niet wordt opgeheven (i.e. artikel 23 NGW dat stelt dat er in elke gemeente een gemeentesecretaris en een gemeenteontvanger zijn). De reden van die niet-inwerkingtreding is opgenomen in artikel 308 van het gemeentedecreet. Zolang er geen overgangsmaatregelen zijn genomen voor de huidige gemeenteontvangers, kan artikel 76, §1, eerste lid, niet in werking treden. Het bepalen van die overgangsmaatregelen is door het gemeentedecreet zelf enerzijds afhankelijk gesteld van de volledige inwerkingtreding van hoofdstuk V van titel II, en anderzijds van de inwerkingtreding en uitvoering van de bepalingen over de externe audit. Het gemeentedecreet stelt waarborgen in voor de huidige gemeenteontvangers, namelijk de waarborg van aanstelling in het ambt van financieel beheerder in de gemeente in kwestie en het behoud van de verworven rechten inzake het geldelijk statuut. Het gemeentedecreet bevat ook de mogelijkheid om te worden tewerkgesteld als lid van de externe auditcommissie. De bepalingen over de externe audit treden evenwel niet op 1 januari 2007 in werking.
Visum onder voorbehoud
Is een visum onder voorbehoud van aanpassing van het krediet mogelijk?
Artikel 160 §2. stelt “De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1°. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.”
Artikel 156 stelt: "Een verbintenis mag alleen worden aangegaan door de bevoegde budgethouder op grond van een goedgekeurde , op het budget voorkomende
post of op grond van een voorlopig krediet. De personeelsleden of de leden van het college van burgemeester en schepenen die in strijd hiermee verbintenissen hebben aangegaan, zijn hiervoor persoonlijk verantwoordelijk, behoudens in de gevallen die door of krachten dit decreet worden bepaald en onverminderd de eventuele medeverantwoordelijkheid van andere organen of personeelsleden van de gemeente."
Een visum onder voorbehoud van aanpassing van het krediet is niet mogelijk.
Thesauriebeheer
Wat is thesauriebeheer?
Artikel 93 stelt: De financieel beheerder staat onder de functionele leiding van de gemeentesecretaris in voor … 4° het thesauriebeheer. Bestaat hiervan een definitie?
Een definitie van thesauriebeheer wordt in het decreet niet gegeven. In de regel zijn al de verrichtingen die verlopen tussen de eigen rekeningen van het bestuur te beschouwen als thesaurieverrichtingen. De enige uitzondering hierop zijn de de speciale rekeningen voor geringe exploitatie-uitgaven (Art 162).
Bij uitstel van dubbele handtekening
Als het systeem van de dubbele handtekening wordt uitgesteld, wie geeft dan de betaalopdracht?
Artikel 20 van het decreet van 22 december 2006 voorziet dat gemeenten die zich niet hebben kunnen organiseren om het volledige systeem met de dubbele handtekening overeenkomstig artikel 163 van het Gemeentedecreet toe te passen op 1 januari 2007, gedurende een periode van maximaal negen maanden na de inwerkingtreding van artikel 163 GD, kunnen terugvallen op de bevoegdheidsverdeling zoals die bepaald is in de Nieuwe Gemeentewet. Inzonderheid wordt dan gehandeld overeenkomstig artikel 136 van de Nieuwe Gemeentewet met dien verstande dat het bevelschrift moet worden gelezen als goedgekeurde factuur. De financieel beheerder zal dus tot het systeem van dubbele handtekening is ingevoerd de wettelijkheids- en regelmatigheidscontrole uitvoeren bij de betaling.
Goedkeuring te betalen uitgaven
Wanneer worden de te betalen uitgaven goedgekeurd: voor of na aanrekening? Wie rekent aan? (art.64,1e en 2e lid van het ARGC worden opgeheven)
In de omzendbrief ABBA 2006/19 van 1 december 2006, wordt op p17 een overzicht opgenomen van de uitgavenprocedure (minimale stappen in de procedure in het kader van een overheidsopdracht).
Zoals u daar kan lezen wordt de inkomende factuur door de gemeentesecretaris geregistreerd, door college (financieel beheerder) geboekt, door de budgethouder goedgekeurd waarna de factuur wordt aangerekend door de financieel beheerder. De volgende stap is de wettelijkheidscontrole door de gemeentesecretaris waarna de betaalopdracht door de financieel beheerder wordt uigevoerd, nadat de gemeentesecretaris de opdracht daartoe heeft gegeven.
De aanrekening door de financieel beheerder is bepaald in art 93, 2° GD: de FB voert de boekhouding.
Visum bij subsidies
Wanneer moet er in het geval van subsidies visum verleend worden?
Het moment van visum-verlening is afhankelijk van het feit of deze subsidie nominatief in het budget is opgenomen of dat ze wordt toegekend op basis van een subsidiereglement.
In de omzendbrief Omzendbrief ABB-2006-19 van 1 december 2006 vinden we hierover meer uitleg onder punt 4.3.2.1.:
"Ik vestig er de aandacht op dat aan de voorgenomen financiële verbintenissen een visum toegekend moet worden voor ze kunnen worden aangegaan.
In het kader van de toekenning van werkings- en investeringssubsidies moet het visum toegekend worden voor de beslissing tot toekenning van de subsidie genomen wordt. Voor subsidies die nominatief opgesomd worden in het budget is dat voor de vaststelling van het budget door de gemeenteraad. Voor subsidies die toegekend worden op basis van een subsidiereglement is dat voor de beslissing van de budgethouder tot toekenning van de individuele subsidies."
Kastekorten
In het kader van het gemeentedecreet, werden eindafrekeningen opgemaakt van de verschillende kassen en er werd een tekort vastgesteld. De oorzaak van deze tekorten situeert zich in 2006, maar het onderzoek ernaar en de melding ervan kan eerst in 2007 gebeuren, 1. Wie dient deze tekorten te melden (ontvanger, secretaris, ...)? 2. Aan welke instantie(s) dienen deze tekorten gemeld te worden?
Zoals door u aangegeven gaat het hier om gelden/kassen zoals bepaald in art. 162 §2, nl. ontvangsten van personeelsleden belast met de inning van de geringe dagontvangsten.
In het art 162§3 wordt de controle op deze gelden geregeld : Minstens eenmaal per jaar verifieert de financieel beheerder of een door hem aangestelde persoon, onder zijn verantwoordelijkheid, de boekhouding en de geldvoorraad van de houders van de provisie, bedoeld in §1, en de personeelsleden die belast zijn met de inning van geringe dagontvangsten, bedoeld in §2.Van zijn bevindingen wordt een proces-verbaal gemaakt dat aan de gemeentesecretaris, aan de bevoegde budgethouder of aan het betrokken personeelslid en, in geval van onregelmatigheden, aan de externe auditcommissie wordt bezorgd.
Dat proces-verbaal wordt zowel door het verantwoordelijke personeelslid als door de financieel beheerder ondertekend.
Daar de externe audit nog niet werd ingevoerd zouden wij voorstellen om
1. Tekort melden aan het college .
2. Aan de gemeenteraad vragen ontlasting te verlenen aan de secretaris als eindverantwoordelijke voor de kas indien er geen verantwoordelijken kunnen worden aangewezen voor het ontstane tekort. (Aan de gemeenteraad omdat zowel in de vroegere opgeheven reglementering als in de nieuwe nog niet van kracht zijnde reglementering de gemeenteraad een belsissende rol speelde en ook nu de gemeenteraad als hoogste orgaan m.i. hierin moet gekend worden.)
Verder zijn de normale aansprakelijkheidsregels voor ambtenaren bij de overheid van toepassing.
Art 123 van het gemeentedecreet bepaalt dat de aanstellende overheid optreedt als tuchtoverheid.
In regel treedt het college op als tuchtoverheid. Een uitzondering hierop (art 43 §2 7° gemeentedecreet) zijn de door de gemeenteraad aangestelde personeelsleden : de gemeentesecretaris, de adjunct-gemeentesecretaris en de financieel beheerder. Het is de gemeenteraad die de sanctie- en tuchtbevoegdheid heeft t.a.v deze personeelsleden.
Uitgaveprocedure
1.In omzendbrief van 01/12 wordt in de tabel bepaald dat de goedkeuring van de facturen (door de budgethouder = CBS) plaatsvindt voor de aanrekening door de financieel beheerder. In de commentaar onder de tabel wordt echter gesteld “niets belet de besturen echter om de huidige documenten van de betaalbaarstelling verder te gebruiken”. Het document betaalbaarstelling kan nu maar gegenereerd worden na de aanrekening. Wil dit dan zeggen dat de facturen kunnen aangerekend worden alvorens ze zijn goedgekeurd ?
2. Verder wordt in het stroomdiagram in de bijlage bij omzendbrief voorgesteld om de betaalopdrachten te tekenen vooraleer deze geboekt zijn. Voorwaarde om betaallopdracht te exporteren naar sofware financiële instellingen (isabel/publiweb) is echter dat deze geboekt is in de boekhouding. Wil dit dan zeggen dat er moet gewerkt worden met een papieren handtekening op een voorstel van betaalopdracht die dan nadien wordt geëxporteerd en dan in de software van de financiële instelling nog eens elektronisch wordt ondertekend en wat bovendien inhoud dat de definitieve betaalopdracht met de voorlopige moet vergeleken worden. Of kan er gewoon een betaalopdracht geboekt worden die dan ter ondertekening (onmiddellijk in software bankinstellingen) aan secretaris en financieel beheerder wordt voorgelegd. Bij niet akkoord kan de betaalopdracht in de boekhouding geannuleerd worden en opnieuw aangemaakt worden.
- In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt het volgende bepaald (punt: 4.7.2 De uitgavenprocedure inzake overheidsopdrachten):
(…)
Ik merk op dat in deze procedure de betaalbaarstelling van de uitgave en het betalingsbevel niet meer voorkomen. Die bepalingen van de Nieuwe Gemeentewet en van het Algemeen Reglement op de Gemeentelijke Comptabiliteit worden opgeheven. Volgens artikel 160, §1, van het gemeentedecreet moet de budgethouder de te betalen bedragen goedkeuren. Niets belet de besturen echter om de huidige documenten voor de betaalbaarstelling verder te gebruiken. Die documenten moeten echter ondertekend worden door de bevoegde budgethouder en niet meer door het college. Als de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen budgethouder is, kan de gemeenteraad of het college van burgemeester en schepenen die bevoegdheid tot het goedkeuren van de uitgaven delegeren aan de gemeentesecretaris (art. 160, §4, GD). Voor bepaalde overheidsopdrachten heeft de decreetgever gewild dat de gemeenteraad de gunningswijze vaststelt (art. 43 GD) alvorens de budgethouder de procedure kan verder zetten.
Ook de bepalingen over de registratie van voorlopige vastleggingen werden opgeheven in het Algemeen Reglement op de Gemeentelijke Comptabiliteit. Niets belet de besturen echter om dat instrument verder te gebruiken.
Als bijlage bij deze omzendbrief vindt u de schematische voorstelling van die stappen in de uitgavenprocedure voor overheidsopdrachten.(…)
- Op uw eerste vraag ( Het document betaalbaarstelling kan nu maar gegenereerd worden na de aanrekening. Wil dit dan zeggen dat de facturen kunnen aangerekend worden alvorens ze zijn goedgekeurd?), wil ik eerst als algemeen principe stellen dat de software de regelgeving moet volgen (en niet omgekeerd).
In concreto kan ik ermee instemmen dat eerst aangerekend wordt, zodat een document betaalbaarstelling kan gegenereerd worden.
- Wat uw tweede vraag betreft, ben ik het eens met de werkwijze waarbij er een betaalopdracht geboekt kan worden die dan ter ondertekening (onmiddellijk in software bankinstellingen) aan secretaris en financieel beheerder wordt voorgelegd. Bij niet-akkoord kan de betaalopdracht in de boekhouding geannuleerd worden en opnieuw aangemaakt worden.
Tijdstip visumaanvraag
Probleemstelling:
De visumplicht beïnvloedt danig de doorlooptijd van de dossiers. Het stelt ook problemen m.b.t. het inlichten van kandidaten in selectieprocedures. Op die manier werden al kandidaten verloren en wordt de effectieve indiensttreding nodeloos uitgesteld.
Gemeentedecreet
Par. 1 .
De budgethouder gaat de verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert, in voorkomend geval binnen de perken van de delegatie, de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget.
Par. 2 .
De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1°. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
De gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting.
Verrichtingen die door de gemeenteraad overeenkomstig het derde lid zijn uitgesloten van de visumverplichting, kunnen door de betrokken budgethouder en, indien de betrokken budgethouder het college van burgemeester en schepenen is, door een lid van het college wanneer het stemgedrag niet wordt genotuleerd, voordat enige verbintenis werd aangegaan, worden voorgelegd aan de financieel beheerder. In dat geval wordt gehandeld overeenkomstig het tweede lid.
Samenvatting bespreking
Men vraagt zich wel af hoe wij aan problemen geraken met een visum na een beslissing van het college ? De ontvanger moet een visum geven over voorgenomen financiële verbintenissen; dus juist voordat het college een beslissing heeft genomen. Dat was juist de bedoeling van de decreetgever nl. een visum voordat het college een verbintenis aangaat.
De ontvanger moet geen visum geven na de beslissing van het college maar enkel en alleen vóórdat een dossier aan het college wordt voorgelegd.
De redenering van de ontvanger is dat de financiële verbintenis niet wordt aangegaan door de beslissing van het college maar pas door het ondertekenen van de overeenkomst, brief of contract.
- In artikel 160 van het Gemeentedecreet wordt het volgende bepaald:
“ §1. De budgethouder gaat de verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert, in voorkomend geval binnen de perken van de delegatie, de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget.
§2. De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1°. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
De gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting.
Verrichtingen die door de gemeenteraad overeenkomstig het derde lid zijn uitgesloten van de visumverplichting, kunnen door de betrokken budgethouder en, indien de betrokken budgethouder het college van burgemeester en schepenen is, door een lid van het college wanneer het stemgedrag niet wordt genotuleerd, voordat enige verbintenis werd aangegaan, worden voorgelegd aan de financieel beheerder. In dat geval wordt gehandeld overeenkomstig het tweede lid.
§3. De budgethouder is verantwoordelijk voor de facturatie van de opbrengsten van het aan hem toevertrouwde budget.
§4. De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen kunnen als bevoegde budgethouder beslissen, onder de door hen bepaalde voorwaarden, de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet delegeren.
(Art. 160 datum inwerkingtreding 1.1.2007 cfr. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 17° en art. 5 - B.S. 30.11.2006)”.
- In de memorie van toelichting wordt het volgende bepaald:
In dit artikel wordt gesteld dat de budgethouder maar verbintenissen kan aangaan voor zover hij over voldoende kredieten beschikt. Tevens wordt voor overheidsopdrachten aangegeven wat het budgethouderschap omvat.
Er werd voor de term “keurt de te betalen bedragen goed” gekozen omdat het goedkeuren van facturen een te enge opdrachtomschrijving is. Het omvat ook de uitgaven die niet voortvloeien uit een factuur. Als voorbeeld kunnen we hier de goedkeuring van de te betalen lonen geven.
In paragraaf 2 wordt het principe gesteld dat financiële verbintenissen maar kunnen ontstaan indien ze een positief visum van de financieel beheerder verkregen hebben. Er wordt aangegeven wat dat visum inhoudt.
De gemeenteraad bepaalt voor welke dossiers het voorafgaand visum van de financieel beheerder alleszins noodzakelijk is. Hij of zij die budgethouderschap delegeert kan echter in de delegatie bepalen dat de beslissingen van de budgethouder slecht rechtsgeldig zijn indien ze het voorwerp hebben uitgemaakt van een voorafgaand positief visum van de financieel beheerder. Het is een
vorm van beperking van de delegatie. Het budgethouderschap bevindt zich immers over een zekere lengte op het continuüm van verzelfstandiging.
Elke budgethouder kan, in die gevallen waar een voorafgaand visum niet is verplicht, toch een dossier aan de financieel beheerder voorleggen voor visum vooraleer een verbintenis wordt aangegaan.
Het betreft hier een mogelijkheid voor de budgethouder om, in bepaalde specifieke of uitzonderlijke dossiers, de zekerheid te bekomen over de wettigheid van een dossier. Voor het geval het college van burgemeester en schepenen de betrokken budgethouder is, werd die mogelijkheid tot facultatieve voorlegging voor visum aan de financieel beheerder ook toegekend aan de individuele leden van het college van burgemeester en schepenen indien het stemgedrag niet wordt genotuleerd,
aangezien het optreden van het college als budgethouder ook de aansprakelijkheid van de leden in het gedrang kan brengen. Deze mogelijkheid kan geenszins de bedoeling hebben de budgethouders te de-responsabiliseren of de gewenste soepele beheersuitvoering te belemmeren. Het mag niet zo zijn dat zij elke beslissing aan de financieel beheerder voorleggen om alzo hun verantwoordelijkheid te minimaliseren.
Het verlenen van dit visum gebeurt enkel voor het vastleggen van de verbintenis (dus niet voor de betaling) en heeft enkel betrekking op een wettigheids- en regelmatigheidstoezicht (dus niet op de opportuniteit). Het a priori toezicht van de financieel beheer betekent geenszins een inbreuk op de primaire verantwoordelijkheid van de budgethouder.
Het budgethouderschap houdt ook de verantwoordelijkheid in om voor het beheersterrein dat hem is toevertrouwd er voor te zorgen dat alle prestaties, activiteiten of gebeurtenissen die recht geven op een opbrengst voor het lokaal bestuur, gefactureerd worden.
In afwijking van het principe dat de budgethouder de inkomende facturen goedkeurt voor de verbintenissen die hij heeft aangegaan kan een orgaan (gemeenteraad, college van burgemeester en schepenen) beslissen die goedkeuring onder zijn verantwoordelijkheid toe te vertrouwen aan desecretaris. Deze mogelijkheid om van de algemene regel af te wijken is ingegeven door de evaluatie van de NOB waarin bijvoorbeeld vastgesteld werd dat de raad in principe zou moeten samenkomen
alvorens de lonen correct kunnen worden betaald. Aangezien het een afwijking op het algemeenprincipe betreft wordt duidelijk aangegeven in de tekst dat dit dan een delegatie is aan de secretaris die hij of zij niet verder kan delegeren.
- In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt met betrekking tot het verlenen van het tijdstip van het visum niets naders bepaald.
- Het komt bijgevolg aan het bevoegde orgaan dat dit visum dient te verlenen, in casu de financieel beheerder, toe om dit tijdstip te bepalen.
- In de Gemeente in de Praktijk/ personeel, deel 2: de secretaris en de financieel beheerder (Vanden Broele, 2007) stellen E. Deplanter en L. Vermeiren dat het nog beter zou zijn om het visum nog iets meer naar voren te schuiven in de uitgavenprocedure, namelijk tot het moment net voordat de budgethouder de principiële beslissing neemt.
Indien het college bijvoorbeeld budgethouder is zal de weigering van het visum meer aanvaardbaar zijn als dit gebeurt voor het college de principiële beslissing neemt. Dit kan aldus geregeld worden in de interne administratieve organisatie. (p 68)
- In concreto lijkt het bijgevolg aangewezen dat de financieel beheerder inderdaad een visum verleent vóórdat een dossier aan het college wordt voorgelegd.
Het spreekt daarbij voor zich dat in dat geval alle ontwerpen van brief, contract e.d. bij het dossier worden bijgevoegd en dat het college op basis daarvan de logische beslissing neemt.
Als het college evenwel ter zitting evenwel van oordeel is dat een andere beslissing wenselijk is, dan kan evenwel een andere verbintenis dan het oorspronkelijk voorgelegde ontwerp van verbintenis (contract, brief, overeenkomst …) ontstaan.
In dat geval wordt het nieuwe ontwerp van verbintenis samen met de collegebeslissing voorgelegd aan de financieel beheerder, die uitgenodigd wordt om zijn visum te verlenen.
Zoals hierboven wordt gesteld is het aangewezen dat dit geregeld wordt in de interne administratieve organisatie.
In het geval van een blijvende weigering tot het verlenen van het visum, kan het college beslissen tot de procedure voorzien in artikel 161 van het Gemeentedecreet.
Tijdstip visumverlening bij adviezen en overheidsopdrachten
Vraag
In verband met artikel 160 van het gemeentedecreet.
- Wanneer moet het visum voor de toelagen voor het OCMW en kerkfabrieken door de financieel beheerder gegeven worden? Is dit voor het OCMW als het meerjarenplan binnen een nieuwe legislatuur wordt goedgekeurd door de gemeenteraad of is dat voorafgaandelijk aan het advies dat het schepencollege moet uitbrengen (OCMW voorzitter opgenomen in het schepencollege).
- Wat de kerkfabrieken betreft moet (kan) er een advies uitgebracht worden door de gemeenteraad. Is het uitbrengen van het visum voor dat advies?
- In ons gemeentebestuur is een discussie ontstaan over de vraag wanneer de ontvanger een visum moet geven als er sprake is van een overheidsopdracht.
De ene stelling is dat dit mag voor de beslissing van het schepencollege omdat nergens in de regelgeving expliciet is gezegd wanneer het visum moet gegeven worden.
De andere stelling is dat dit is nadat het schepencollege beslist heeft. Slechts na de beslissing kan er een verbintenis aangegaan worden.
Antwoord
- In artikel 160 van het Gemeentedecreet wordt het volgende bepaald:
“ §1. De budgethouder gaat de verbintenissen aan overeenkomstig het hem toevertrouwde budget. Hij voert, in voorkomend geval binnen de perken van de delegatie, de procedures voor opdrachten van aanneming van werken, leveringen of diensten en wijst de opdracht toe en keurt de te betalen bedragen goed overeenkomstig het aan hem toevertrouwde budget.
§2. De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1°. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
De gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting.
Verrichtingen die door de gemeenteraad overeenkomstig het derde lid zijn uitgesloten van de visumverplichting, kunnen door de betrokken budgethouder en, indien de betrokken budgethouder het college van burgemeester en schepenen is, door een lid van het college wanneer het stemgedrag niet wordt genotuleerd, voordat enige verbintenis werd aangegaan, worden voorgelegd aan de financieel beheerder. In dat geval wordt gehandeld overeenkomstig het tweede lid.
§3. De budgethouder is verantwoordelijk voor de facturatie van de opbrengsten van het aan hem toevertrouwde budget.
§4. De gemeenteraad en het college van burgemeester en schepenen kunnen als bevoegde budgethouder beslissen, onder de door hen bepaalde voorwaarden, de goedkeuring van de te betalen bedragen toe te vertrouwen aan de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris kan die bevoegdheid niet delegeren.
(Art. 160 datum inwerkingtreding 1.1.2007 cfr. Besl. Vl. Reg. 24.11.2006 - art. 1, 17° en art. 5 - B.S. 30.11.2006)”.
- In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt het volgende bepaald, wordt met betrekking tot het verlenen van het tijdstip van het visum niets naders bepaald.
- Het komt bijgevolg aan het bevoegde orgaan dat dit visum dient te verlenen, in casu de financieel beheerder, toe om dit tijdstip te bepalen.
- In de Gemeente in de Praktijk/ personeel, deel 2: de secretaris en de financieel beheerder (Vanden Broele, 2007) stellen E. Deplanter en L. Vermeiren dat het nog beter zou zijn om het visum nog iets meer naar voren te schuiven in de uitgavenprocedure, namelijk tot het moment net voordat de budgethouder de principiële beslissing neemt. Indien het college bijvoorbeeld budgethouder is zal de weigering van het visum meer aanvaardbaar zijn als dit gebeurt voor het college de principiële beslissing neemt. Dit kan aldus geregeld worden in de interne administratieve organisatie. (p 68)
- In concreto lijkt het aangewezen:
* 1. in verband met het OCMW : voorafgaandelijk aan het advies dat het schepencollege moet uitbrengen (OCMW voorzitter opgenomen in het schepencollege).
Zoals hierboven wordt gesteld is het aangewezen dat dit geregeld wordt in de interne administratieve organisatie.
Bovendien kan het college in het geval de financieel beheerder bezwaren heeft en geen visum wil verlenen hetzij wel tegemoetkomen aan deze bezwaren hetzij toch niet, alvorens een definitief advies te verlenen.
In dit (definitief) advies kan dan opgenomen worden op welke wijze (niet) wordt tegemoet gekomen aan de opmerkingen van de financieel beheerder en kan eventueel het visum van de financieel beheerder worden bijgevoegd ten behoeve van de gemeenteraad.
In het geval van een blijvende weigering tot het verlenen van het visum, kan het college beslissen tot de procedure voorzien in artikel 161 van het Gemeentedecreet.
* 2. in verband met de kerkfabrieken : hier kan dezelfde redenering gevolgd worden, dus inderdaad voor dat advies, zodat de gemeenteraad kennis heeft van de argumenten van de financieel beheerder en op basis daarvan een (definitief) advies kan verlenen.
* 3. in verband met de overheidsopdrachten : hier kan dezelfde redenering gevolgd worden, dus inderdaad vooraleer het college beslist, zodat het college kennis heeft van de argumenten van de financieel beheerder en op basis daarvan kan beslissen om de overheidsopdracht al dan niet te gunnen.
Visumverlening overheidsopdrachten verschillende loten
Vraag
In het kader van het gemeentedecreet zijn de voorgenomen financiële verbintenissen onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van visumverplichting. Stel dat de gemeenteraad alle verrichtingen van dagelijks bestuur die lager zijn dan 5.500 EUR (exclusief BTW) uitsluit van visumverplichting.
Stel dat een opdracht bestaat uit 3 loten:
- Lot 1: 4000 EUR
- Lot 2: 6000 EUR
- Lot 3: 2000 EUR
Dient bij de beoordeling van het al dan niet verplicht zijn van visum rekening gehouden te worden met ieder individueel lot of met het geheel der loten?
Stel dat de 3 loten aan dezelfde inschrijver zou worden gegund, samen goed voor 12000 EUR (> 5500 EUR) is het visum vereist voor de 3 loten of enkel voor lot 2?
Stel dat de 3 loten aan 3 verschillende inschrijvers zou worden gegund, is dan enkel een visum nodig voor lot 2?
Antwoord
- Voorafgaand kan gesteld worden dat de overheidsopdrachten wetgeving in verschillende artikelen bepaalt dat een opdracht niet mag gesplitst worden ( bv. in de artikelen 2, 28, 54 en 120 van het KB van 08/01/1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken).
- Anderzijds laat de overheidsopdrachtenwetgeving evenwel toe dat opdrachten worden ingedeeld in meerdere percelen.
In dat verband moet rekening worden gehouden met het feit dat – voor de berekening van de drempelbedragen (Europese procedure of niet) – het niet relevant is of het werk over meerdere jaren wordt gespreid of wordt ingedeeld in meerdere percelen, al dan niet gespreid over meerdere opdrachten.
“Elk perceel is, ongeacht het individueel bedrag ervan, onderworpen aan Europese bekendmaking indien het deel uitmaakt van dit economisch of technisch geheel .
(cfr. de beknopte leidraad van Jan Vermander)
- Wat het verlenen van een voorafgaan visum betreft, is er tot op heden daaromtrent niets specifieks bepaald.
Uitgaande van het principe van de niet-splitsing bij eenzelfde economisch of technisch geheel , is het antwoord op uw vraag dat, ongeacht of de verschillende loten aan verschillende inschrijvers worden gegund, telkenmale voor elk lot een voorafgaand visum nodig is, aangezien het één opdracht betreft (waarvan de totale waarde hoger is dan 5.500 euro) en er dus sprake is van eenzelfde economisch of technisch geheel .
Algemene opdracht inzake beheer van kasverrichtingen
Situering.
Omzendbrief ABB 2006/19 punt 4.3.3.1.
Volgens artikel 93 van het gemeentedecreet is de financieel beheerder, onder de functionele leiding van de gemeentesecretaris, verantwoordelijk voor het thesauriebeheer…………..de decreetgever heeft de gemeentesecretaris bevoegd gemaakt voor de kasverrichtingen (art. 163 en 169 GD). Die kasverrichtingen spelen immers een belangrijke rol in de administratieve organisatie en de interne procedures en ze hebben bovendien slechts een geringe invloed op de optimalisatie van het thesauriebeheer.
…………
(punt 4.3.3.2.b) De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de kasverrichtingen (art. 163 en 169 GD). Hij kan, na advies van de financieel beheerder, de kasverrichtingen opdragen, inclusief de chartale betalingen, aan een of meer personeelsleden van de gemeente, met uitsluiting van de financieel beheerder (art. 163, §1, GD). “
(Omzendbrief ABB 2006/19 punt 4.3.3.2.b. “ Die procedure zal in de gemeentebesturen echter weinig voorkomen omdat betalingen volgens de gewone betalingsprocedure meestal giraal uitgevoerd worden .”
Deze situatie komt toch vaker voor dan men blijkbaar denkt: bijvoorbeeld uitbetalen van een “geschenkbedrag” aan gelauwerde personeelsleden, cash betalen van “normale” aanrekeningen voor vervoersbewijzen (NMBS, De Lijn), voor aankoop postzegels, voor ingang musea e.d., voor voeding (o.a. voor brandweer tijdens rampenoefening…) enz.).
Is er voor deze “eventuele” chartale betalingen, indien ze aan een personeelslid worden opgedragen, Een BIJKOMENDE uitdrukkelijke opdracht van de secretaris nodig?
Antwoord1: neen
Of is een algemene opdracht van beheer van kasverrichtingen voldoende?Antwoord: ja
Vraag3:
Moet de secretaris individuele chartale betalingen eerst nog goedkeuren (naar analogie met betaalopdrachten in geval van girale betaling) ?
Antwoord: neen
Kwijting
Situering:
Omzendbrief ABB 2006/19 punt 4.3.3.b.
De gemeentesecretaris is verantwoordelijk voor de kasverrichtingen (art. 163 en 169 GD), dus ook voor de chartale inningen. Hij kan in dat opzicht, na advies van de financieel beheerder, de kasverrichtingen opdragen aan een of meer personeelsleden van de gemeente, met uitsluiting van de financieel beheerder (art. 163, §1, GD).
Dit betekent dat de gemeentesecretaris (of het personeelslid dat door de gemeentesecretaris daarmee belast is) een ontvangstbewijs kan geven voor de ontvangen sommen. Aangezien de financieel beheerder de ontvangsten invordert, kan alleen hij kwijting geven voor de vereffening van de vordering. Het is echter evident dat de gemeentesecretaris op het ontvangstbewijs melding maakt van de factuur die de schuldenaar wenst te betalen. Deze nuance is onder meer van belang voor de kwijting op authentieke akten. Voor de dagdagelijkse ontvangsten gebeurt het zelden dat er om een expliciete kwijting zal worden gevraagd.”
Vraag
Wil dit zeggen dat de kwijting die tot nu toe (voor het GD) door de ontvanger gegeven werd op authentieke akten, bij voorbeeld wanneer de gemeente een onroerend goed verkoopt, nog steeds gegeven moet worden door de financieel beheerder (ontvanger)? In de praktijk: de secretaris (die de akte mee ondertekent) ontvangt het bedrag in geld of in de vorm van een cheque van de notaris (voor de koper) en geeft deze een ontvangstbewijs. De S geeft een duplicaat van het ontvangstbewijs (verantwoordingsstuk voor boeking) aan de FB/O en die geeft de kwijting op de akte?
Antwoord:
Ja.
In de praktijk: de secretaris (die de akte mee ondertekent) ontvangt het bedrag in geld of in de vorm van een cheque van de notaris (voor de koper) en geeft deze een ontvangstbewijs. De S geeft een duplicaat van het ontvangstbewijs (verantwoordingsstuk voor boeking) aan de FB/O en die geeft de kwijting op de akte.
Controle op kas
Situering:
Omzendbrief ABB 2006/19 punt 4.7.4
Kascontrole Artikel 169 van het gemeentedecreet betreffende het nazicht op de kas van de gemeentesecretaris treedt nog niet in werking en artikel 131 van de Nieuwe Gemeentewet betreffende het nazicht op de kas van de plaatselijke ontvanger is opgeheven. Dit betekent echter niet dat er geen kasverificatie meer hoeft te gebeuren. Kascontroles zijn immers een belangrijk element van interne controle. Het getuigt van goed bestuur om, in afwachting van de inwerkingtreding van de auditbepalingen, die controles op te nemen in het interne controlesysteem van de gemeente. Hoe de kascontrole verloopt, wie ervoor bevoegd is, en met welke frequentie de kascontrole uitgevoerd moet worden, zijn onder andere vragen die de gemeente in het kader van de specifieke interne controle moet beantwoorden. Hierbij moet er rekening gehouden worden met het principe van de functiescheiding.
GD 162 §3 “Minstens eenmaal per jaar verifieert de financieel beheerder of een door hem aangestelde persoon, onder zijn verantwoordelijkheid, de boekhouding en de geldvoorraad van de houders van de provisie, bedoeld in §1, en de personeelsleden die belast zijn met de inning van geringe dagontvangsten, bedoeld in §2. Van zijn bevindingen wordt een proces-verbaal gemaakt dat aan de gemeentesecretaris, aan de bevoegde budgethouder of aan het betrokken personeelslid en, in geval van onregelmatigheden, aan de externe auditcommissie wordt bezorgd. Dat proces-verbaal wordt zowel door het verantwoordelijke personeelslid als door de financieel beheerder ondertekend.”
Vraag:
Lijkt het u niet logisch, praktisch en ook te verantwoorden (in functie van indekking risico's en functiescheiding) om op basis van deze beide elementen een systeem op te zetten van IC waarbij de individuele personeelsleden hun kas eerst zelf controleren (eerste lijn) en dan afrekenen (ev. via het diensthoofd) bij de secretaris (of zijn aangestelde) die de beheerscontrole uitvoert (overeenstemming kas en kasboekhouding) en die daarna de kasgegevens voor definitieve boeking (in de gemeentelijke boekhouding) overdraagt aan de FB die een laatste boekhoudkundige controle uitvoert (overeenstemming tussen kas, thesaurie en boekhouding)?
Dit laatste vooral omdat de thesaurieverrichtingen uiteraard ook allemaal (correct) geboekt moeten kunnen worden. Bovendien wordt zo aan de kascontroleplicht (minstens een maal per jaar…) van de FB voldaan. Via deze weg wordt ook de rapportering vergemakkelijkt (zie hiervoor). En via deze rapportering is er ook een controle door het bestuur. Dit veronderstelt wel een soort “controle” van de FB over het kasbeheer van de secretaris – maar dit lijkt me haast onvermijdelijk (bij rechtstreekse controle van individuele kassiers die onder leiding van de secretaris staan controleer je die dan indirect ook) – en ook geen écht probleem?-
Antwoord.
In afwachting van het operationeel worden van de externe audit kan de kas van de secretaris en diens aangestelden gecontroleerd worden door de financieel beheerder op basis van het intern controlesysteem.
De controle op de geldvoorraad van de provisiehouders en de personeelsleden belast met de inning van geringe dagontvangsten is wettelijk geregeld en moet gebeuren door de financieel beheerder.
visumverlening dwingende en onvoorziene uitgaven
Vraag
Volgens artikel 157 van het gemeentedecreet kan de gemeenteraad zonder voorafgaande budgetwijziging voorzien in uitgaven die door dwingende en onvoorziene omstandigheden worden vereist, op voorwaarde dat hij daartoe een met redenen omkleed besluit neemt.
In dezelfde omstandigheden en als het geringste uitstel onbetwistbare schade zou veroorzaken, kan het college van burgemeester en schepenen op eigen verantwoordelijkheid in de uitgave voorzien.
Anderzijds zijn volgens artikel 160 §2 de voorgenomen financiële verbintenissen onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan ontstaan.
In de veelgestelde vragen over het gemeentedecreet op de website van binnenland Vlaanderen, wordt gesteld dat een visum onder voorbehoud van aanpassing van krediet niet mogelijk is.
Stel dat in het kader van artikel 157 GD uitgaven worden gedaan, waarvoor er onvoldoende krediet is.
Vermits een visum onder voorbehoud van aanpassing van krediet niet mogelijk is, zal het visum steeds negatief zijn. Nochtans is de uitgave dwingend en onvoorzien en is enig uitstel nadelig voor de gemeente.
Mogen wij dan concluderen dat een visum van verbintenissen in het kader van artikel 157 GD niet verplicht is?
Antwoord
Art. 160, §2 stelt dat voorgenomen financiële verbintenissen onderworpen aan zijn een voorafgaand visum voordat enige verbintenis kan worden aangegaan en dat in dit kader de financieel beheerder de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen onderzoekt.
Dit artikel verwijst ook nog naar artikel 94, 1° dat handelt over de taak van de financieel beheerder betreffende de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden vastgesteld in titel IV.
Artikel 157 (behorende tot titel IV) stelt nu juist dat de raad, of in voorkomend geval het college, in dringende gevallen in de uitgave mag voorzien zonder voorafgaande budgetwijziging. Dit wil dus zeggen dat het niet noodzakelijk is dat er reeds voldoende krediet is.
Van zodra de bevoegde instantie zich beroept op artikel 157 moet de financieel beheerder niet nagaan of er voldoende krediet is en kan hij zijn visum verlenen.
Hij moet wel nagaan of de aangehaalde omstandigheden als “dringende reden” (bv. een storm met schade) kan aangezien worden.
De decreetgever heeft hier geen overruling gewild want dit zou te omslachtig zijn.
Tenslotte kan erop gewezen worden dat de “noodprocedure” in artikel 157 niet lichtzinnig dient te worden gebruikt.
tijdstip visumverlening personeelsaanwerving
Vraag
Ingevolge art 160 § 2 van het gemeentedecreet zijn alle voorgenomen financiële verbintenissen onderworpen aan voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
Uit de omzendbrief ABB 2006/19 van 1/12/2006 blijkt dat ook in het kader van bezoldigingen het visum moet toegekend worden voor de definitieve aanstelling van het personeelslid.
Er zijn blijkbaar nogal wat meningsverschillen en interpretaties omtrent de veruitwendiging van dit visum.
Hiermee wordt dan de vraag gesteld op welk tijdstip dit visum moet worden gegeven en waaruit dit visum moet blijken.
De visumcontrole dient uiteraard te gebeuren op het volledige aanwervingsdossier maar finaal resulteert dit, i.g.v. contractuele tewerkstelling, in een arbeidsovereenkomst. Het is deze overeenkomst die de verbintenissen van partijen bevat.
Dient in het kader van bezoldigingen dit visum gegeven te worden op het arbeids- of bediendencontract?
En dient de werkgever en werknemer dit geviseerd contract te ondertekenen of volstaat het dat er ergens in het dossier een “visumdocument” aanwezig is?
In dit laatste geval is diegene die het visum heeft verleend uiteraard nooit zeker dat het uiteindelijk door partijen ondertekend contract wel overeenstemt met het onderliggende aanwervingsdossier.
Antwoord
Het visum dient te worden gegeven op het arbeiders- of bediendencontract , alvorens dit ter ondertekening wordt voorgelegd aan de werknemer.
Een arbeidsovereenkomst wordt volledig beheerst door de arbeidsrechtelijke regels en het algemene verbintenissenrecht. Alleen de partijen die de overeenkomst aangaan mogen de overeenkomst ondertekenen.
Niemand anders is bevoegd de overeenkomst in vraag te stellen omdat bijvoorbeeld zijn/haar visum er niet op voorkomt.
Evenmin mag men de arbeidsovereenkomst op deze wijze “voorwaardelijk” maken, op een wijze die niet voorzien is in het verbintenissenrecht en ook niet mogelijk is op basis van dit recht.
Als het bestuur besluit tot het afsluiten van een arbeidsovereenkomst, dan moet er vooraf een visum komen dat bevestigt dat er geen wettelijke bezwaren bestaan tegen de voorgenomen aanwerving.
Als het visum slechts zou bevestigd worden nadat het contract werd ondertekend, dan bindt dit op geen enkele wijze de contracterende partijen, en zeker niet de werknemer die in ieder geval een contract heeft, zodra dit werd ondertekend door de vertegenwoordiger van de werkgever die bevoegd is dergelijke contracten te ondertekenen.
De ondertekening “uitstellen” zou leiden tot het volgende: de wet op de arbeidsovereenkomsten legt de verplichting op een schriftelijke arbeidsovereenkomst altijd volledig op te stellen en te ondertekenen voor het begin van de tewerkstelling (zie art 9 van de Arbeidsovereenkomstenwet van 3 juli 1978).
Als er geen geschrift is waaruit blijkt dat de arbeidsovereenkomst TIJDIG voor een bepaalde tijd of voor een duidelijk omschreven werk is gesloten, dan gelden voor deze arbeidsovereenkomst dezelfde voorwaarden als voor de arbeidsovereenkomsten voor onbepaalde tijd.
Tenslotte is de vrees dat er een visum zou kunnen verleend worden aan iets dat achteraf op een andere dan de voorziene wijze wordt uitgevoerd, inherent aan het principe van een VOORAFGAANDELIJK visum.
Als een visum zou worden verleend op basis van een collegebeslissing, en nadien wordt bv. een veel hogere wedde betaald, dan is degene die de hogere wedde heeft ingevuld hiervoor aansprakelijk, en niet de visumverstrekker.
Het visum dekt alleen maar het voorwerp van het visum, en niet alle eventuele latere (onwettelijke) afwijkingen van de genomen beslissing.
Wat de financieel beheerder wel kan doen is op het ogenblik dat hij/zij zijn/haar visum verleent, zelf de voornaamste contractvoorwaarden naast zijn/haar visum schrijven, zodat later ook duidelijk is waarvoor het visum is verleend.
Bij het verlenen van het visum dient de financieel beheerder onder meer na te gaan of de betreffende functie is opgenomen in de personeelsformatie.
vaststelling voorwaarden voorafgaand visum
Vraag
Ik heb een vraag over de interpretatie van art. 160 van het Gemeentedecreet, meer bepaald over §2, 3e alinea: “De gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in het tweede lid, uitoefent.”
1/ Betekent deze zin dat de ontvanger geen visum kan verlenen zolang de gemeenteraad de nadere voorwaarden niet heeft bepaald?
2/ Wat zouden deze ‘nadere voorwaarden' kunnen inhouden? Is dit de procedure die moet worden gevolgd?
Sommige gemeentebesturen interpreteren de ‘nadere voorwaarden' heel eng, nl. dat de gemeenteraad het bedrag moet bepalen waaronder visumverplichting niet nodig is (vrijstelling van visumverplichting).
Maar dit komt in de volgende zin aan bod (“De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting.”)
Antwoord
- In artikel 160 van het Gemeentedecreet wordt het volgende bepaald:
(…)
§2. De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1°. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
De gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in het tweede lid, uitoefent.
De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting. (…)
- In de memorie van toelichting wordt het volgende bepaald:
* Artikel 160 .
(…) In paragraaf 2 wordt het principe gesteld dat financiële verbintenissen maar kunnen ontstaan indien ze een positief visum van de financieel beheerder verkregen hebben. Er wordt aangegeven wat dat visum inhoudt.
De gemeenteraad bepaalt voor welke dossiers het voorafgaand visum van de financieel beheerder alleszins noodzakelijk is.
- In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 wordt hieromtrent het volgende bepaald:
“(…) Zoals al aangegeven, kunnen de gemeenten die dat willen de daadwerkelijke invoering van een aantal bepalingen dat in werking treedt op 1 januari 2007 gefaseerd opnemen. Uiterlijk op 1 oktober 2007 zal aan die bepalingen moeten voldaan zijn. Dat geeft hen een ruimere voorbereidingstijd.
Die soepele invoering is mogelijk voor de volgende onderdelen: (…)
• het vaststellen van welke categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitgesloten zijn van visumverplichting; zolang de gemeenteraad deze beslissing niet genomen heeft, zijn alle beslissingen die genomen worden binnen de perken vastgelegd door de Vlaamse Regering, vrijgesteld van de visumverplichting; dus alle bedragen boven de 5500 euro (excl. btw) worden onderworpen aan het visum, de andere niet;(…)”
- Zolang de gemeenteraad geen (beperkende) voorwaarden vaststelt moeten alle “voorgenomen financiële verbintenissen” onderworpen aan een voorafgaand visum voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
- Tenslotte staat het de gemeenteraden inderdaad volledig vrij om deze voorwaarden te bepalen.
voorlopig visum
Probleemstelling/Vraag.
In grotere gemeenten en steden mogen diensthoofden zelf punten toevoegen aan de agenda van het college van burgemeester en schepenen.
Als deze aangelegenheden financiële verbintenissen inhouden, zijn ze onderworpen aan het voorafgaand visum door de financieel beheerder, tenzij de gemeenteraad deze aangelegenheid daarvan heeft uitgesloten.
Inzake overheidsopdrachten ontstaat de verbintenis maar door de betekening van de toewijzing. Bijgevolg zal de financieel beheerder zijn visum maar toekennen na de beslissing tot toewijzing van de opdracht maar vóór de betekening ervan.
Om te vermijden dat het college zich nodeloos zou verdiepen over aangelegenheden die niet voldoende werden voorbereid of gedocumenteerd, wordt in de interne procedure een “voorlopig” visum aan de financieel beheerder gevraagd.
De financieel beheerder moet dan beslissen over het “voorlopig”visum vóór de beslissing van het college van burgemeester en schepenen.
Dit “voorlopig”visum bestaat gewoonlijk uit een controle op het gebruik van het juiste begrotingsartikel, een controle op de beschikbaarheid van de kredieten en een controle op de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen beslissing.
Is deze procedure in overeenstemming met het gemeentedecreet?
Antwoord.
Het gemeentedecreet spreekt enkel van een voorafgaand visum maar niet van een “voorlopig”visum.
Art. 94 van het gemeentedecreet bepaalt o.m.:
“De financieel beheerder staat in volle onafhankelijkheid in voor:
- de voorafgaande krediet- en wetmatigheidscontrole van de beslissingen van de gemeente met budgettaire en financiële impact, overeenkomstig de voorwaarden vastgesteld in titel IV; (…)”
Deze voorwaarden worden onder meer vastgelegd in art. 160, §2 van titel IV van het gemeentedecreet dat stelt:
“De voorgenomen financiële verbintenissen zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.
De financieel beheerder onderzoekt de wettigheid en regelmatigheid van deze voorgenomen verbintenissen in het kader van zijn opdracht bedoeld in artikel 94, 1°. Hij verleent zijn visum, indien uit dit onderzoek de wettigheid en regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis blijkt.
De gemeenteraad bepaalt de nadere voorwaarden waaronder de financieel beheerder de controle, bedoeld in het tweede lid, uitoefent. De gemeenteraad kan binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse Regering, bepaalde categorieën van verrichtingen van dagelijks bestuur uitsluiten van de visumverplichting.
Verrichtingen die door de gemeenteraad overeenkomstig het derde lid zijn uitgesloten van de visumverplichting, kunnen door de betrokken budgethouder en, indien de betrokken budgethouder het college van burgemeester en schepenen is, door een lid van het college wanneer het stemgedrag niet wordt genotuleerd, voordat enige verbintenis werd aangegaan, worden voorgelegd aan de financieel beheerder. In dat geval wordt gehandeld overeenkomstig het tweede lid.”
In de Memorie van Toelichting bij artikel 160 wordt onder meer het volgende bepaald:
“Elke budgethouder kan, in die gevallen waar een voorafgaand visum niet is verplicht, toch een dossier aan de financieel beheerder voorleggen voor visum vooraleer een verbintenis wordt aangegaan.
Het betreft hier een mogelijkheid voor de budgethouder om, in bepaalde specifieke of uitzonderlijke dossiers, de zekerheid te bekomen over de wettigheid van een dossier. Voor het geval het college van burgemeester en schepenen de betrokken budgethouder is, werd die mogelijkheid tot facultatieve voorlegging voor visum aan de financieel beheerder ook toegekend aan de individuele leden van het college van burgemeester en schepenen indien het stemgedrag niet wordt genotuleerd, aangezien het optreden van het college als budgethouder ook de aansprakelijkheid van de leden in het gedrang kan brengen. Deze mogelijkheid kan geenszins de bedoeling hebben de budgethouders te de-responsabiliseren of de gewenste soepele beheersuitvoering te belemmeren. Het mag niet zo zijn dat zij elke beslissing aan de financieel beheerder voorleggen om alzo hun verantwoordelijkheid te minimaliseren.
Het verlenen van dit visum gebeurt enkel voor het vastleggen van de verbintenis (dus niet voor de betaling) en heeft enkel betrekking op een wettigheids- en regelmatigheidstoezicht dus niet op de opportuniteit). Het a priori toezicht van de financieel beheer betekent geenszins een inbreuk op de primaire verantwoordelijkheid van de budgethouder. “
Ook in de - In de omzendbrief ABB 2006/19 van 01/12/2006 met betrekking tot het Besluit van de Vlaamse Regering van 24 november 2006 betreffende de inwerkingtreding van sommige bepalingen van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 en ter uitvoering van artikel 160 en 179 van het gemeentedecreet van 15 juli 2005 is er enkel sprake van het voorafgaand visum:
“(…)
4.3.2.1 De wettelijkheidscontrole die voorafgaat aan de verbintenis
Het gemeentedecreet bepaalt in artikel 160,§2, dat de voorgenomen financiële verbintenissen over uitgaven onderworpen zijn aan een voorafgaand visum van de financieel beheerder. De financieel beheerder onderzoekt daartoe, in het kader van zijn opdracht als vermeld in artikel 94 van het gemeentedecreet, in volle onafhankelijkheid de wettigheid en regelmatigheid van die voorgenomen financiële verbintenis, zoals vermeld in artikel 160 van het gemeentedecreet. De wettelijkheidscontrole impliceert ook een kredietscontrole (art. 94 en 160, §2, GD). Door het visum te verlenen, bevestigt de financieel beheerder de wettigheid en de regelmatigheid van de voorgenomen verbintenis. Die controle ontslaat de budgethouder echter geenszins van zijn primaire verantwoordelijkheid om de wettigheid en regelmatigheid van zijn voorgenomen verbintenis te controleren.
(…)
Ik vestig er de aandacht op dat aan de voorgenomen financiële verbintenissen een visum toegekend moet worden voor ze kunnen worden aangegaan.
- In het kader van overheidsopdrachten moet het visum dus toegekend worden voor de toewijzing betekend wordt, inclusief voor leningen en andere externe financieringen.
- In het kader van bezoldigingen moet het visum toegekend worden voor de definitieve aanstelling van het personeelslid.
- In het kader van de toekenning van werkings- en investeringssubsidies moet het visum toegekend worden voor de beslissing tot toekenning van de subsidie genomen wordt. Voor subsidies die nominatief opgesomd worden in het budget is dat voor de vaststelling van het budget door de gemeenteraad. Voor subsidies die toegekend worden op basis van een subsidiereglement is dat voor de beslissing van de budgethouder tot toekenning van de individuele subsidies.
(…)
Als het visum niet verplicht is, kan de budgethouder er toch voor opteren bepaalde voorgenomen verbintenissen voor te leggen aan de financieel beheerder. Als het college de betrokken budgethouder is en het stemgedrag bij de beslissing niet wordt genotuleerd, kan ook een lid van het college voor de voorgenomen verbintenis het visum van de financieel beheerder vragen (art. 160, § 2, GD).
(…)
Het gemeentedecreet spreekt dus enkel van een voorafgaand visum. Naast het verplicht voorafgaand visum biedt het gemeentedecreet wel de mogelijkheid om voorgenomen verbintenissen die vrijgesteld zijn van het voorafgaand visum, facultatief toch aan de financieel beheerder voor te leggen met het oog op het bekomen van een visum.
Het gemeentedecreet spreekt dus niet van een “voorlopig”visum. Dit betekent echter niet dat een dergelijke procedure niet in overeenstemming zou zijn met het gemeentedecreet. Op zijn minst kan echter gezegd worden dat de woordkeuze ongelukkig is. Er zou immers verwarring kunnen ontstaan met het decretaal voorgeschreven voorafgaand visum en met de overrulingsprocedure bepaald in artikel 161 van het gemeentedecreet. Het “voorlopig”visum kan bovendien enkel de waarde van een advies hebben en kan het college van burgemeester en schepenen op generlei wijze binden.
Het is daarom beter de term “voorlopig” visum te vervangen door “advies”. Hierdoor wordt het ook duidelijk dat de overrulingsprocedure bepaald in artikel 161 van het gemeentedecreet op dit advies niet van toepassing is.
(bron: binnenlandse zaken: www.binnenland.vlaanderen.be)